Rotinas do Profissional de Compras
Métodos de ressuprimento
O ato de comprar envolve uma série de fatores, como buscar fornecedores, negociar preços e condições de pagamentos e acompanhar todo o processo com os fornecedores e o recebimento dos materiais.
O departamento de compras é tão importante para as organizações que pode ser chamado de “centro de lucro”, não podendo simplesmente estar alocado a um centro de custos.
A organização da área de compras é fundamental. Cada empresa, conforme seu porte (pequeno, médio ou grande) e seu segmento, organiza esse departamento conforme suas necessidades. Um grande aliado é um bom sistema. Se ele for integrado, melhor ainda. Porém, sabemos que nem todas as organizações conseguem investir em bons sistemas, e, às vezes, os controles podem ser manuais ou por planilhas (geralmente em Excel).
Para realizar esse controle, a organização faz uso de documentos geralmente utilizados nos departamentos de compras. Eles estão sempre presentes. A empresa consegue seguir o seu fluxo de trabalho porque eles auxiliam a controlar a realização de todas as etapas. Portanto, é sobre estes documentos que trataremos neste tópico: pedido de compra, nota fiscal, romaneio de carga, ficha de inspeção, ficha de cautela e requisição de materiais.
Pedido de compra
O pedido de compra nada mais é do que uma espécie de contrato entre a empresa e o fornecedor. No documento, são especificadas todas as condições negociadas. O comprador será responsável pelas condições e especificações constantes no pedido, e o fornecedor deverá estar ciente das suas cláusulas e especificações.
Esse tipo de documento pode estar presente em métodos manuais ou eletrônicos, dependendo da empresa. No passado, quando o processo era manual, algumas das suas características eram os erros e a demora do processo como um todo. Na atualidade, com modernos sistemas de comunicação, telefones, call centers, computadores portáveis e internet, a etapa flui com mais rapidez (FLEURY, 2006).
Isso não quer dizer que não há problemas. Eles continuam a existir, mas a nossa postura como profissionais é de realizar nosso trabalho sempre da melhor maneira possível, antevendo possíveis problemas. Esse é o diferencial de um profissional que faz a diferença nas organizações por onde passa.
O processo de compras se inicia após as cotações de preços junto aos fornecedores. Mas isso não quer dizer que as cotações não fazem parte de todo o processo. O departamento de compras escolhe, entre os fornecedores, aquele que atenderá às suas necessidades relacionadas a preço, prazo e qualidade e emite o pedido de compras.
Portanto, no pedido de compra, deverão constar: descrição do material ou serviço, descrições técnicas (se houver), condições de pagamento, prazos de entrega, quantidades, tributação e local de entrega, além de outras informações necessárias na negociação.
Na prática, o pedido deverá ser emitido em três vias. A primeira e a segunda vias são enviadas ao fornecedor, sendo que esta receberá um “ciente” do fornecedor, servindo assim como um compromisso de venda com força de contrato. E a terceira via funciona como follow up (acompanhamento) do pedido.
Nota fiscal
A nota fiscal é um documento fiscal cuja finalidade é transferir a propriedade de um bem ou atividade comercial de uma empresa para outra. Pode também ser utilizada para realizar doações, transportar ou emprestar bens e prestar serviços.
Em uma nota fiscal, é obrigatório constar:
Data de emissão
Discriminação da mercadoria (marca, tipo, modelo)
Quantidades
Classificação fiscal
Impostos
Peso
Dados do comprador e do fornecedor (pessoa física ou jurídica)
No caso de devolução de mercadorias, uma nota fiscal cancela a outra.
Modelo de nota fiscal de entrada. Nela, constam todas as informações necessárias para registrar a circulação de mercadorias ou prestação de serviços, como: data de emissão, nome, endereço do cliente e informações referentes ao fornecedor (nome, telefone, endereço, CNPJ e inscrição estadual).
A nota fiscal é um documento importante para as etapas de controle e recebimento das compras. Por meio dela, a pessoa responsável pelo recebimento verifica:
Quantidade dos materiais: É preciso verificar se quantidades estão de acordo com o que foi ajustado no pedido.
Preço: É preciso conferir se ele está de acordo com o pedido de compras.
Especificações técnicas: É preciso verificar se estão de acordo com o pedido.
Prazo de entrega: Verifica-se se os itens foram entregues dentro dos prazos acordados no pedido.
Qualidade: Caso haja na empresa uma área de controle de qualidade para o material recebido, o processo deverá ser realizado; caso não haja, a pessoa que estiver recebendo o material deverá verificar ele está de acordo.
Com isso, o material dá entrada na empresa, que fará uso dos itens no seu processo produtivo. No momento do recebimento, esses itens alimentarão o sistema da empresa, no qual constará que mais mercadorias foram recebidas.
Ao darem entrada no sistema, os itens aparecerão para o setor financeiro como contas a pagar. Se tudo estiver devidamente correto, o setor já incluirá o pagamento no seu planejamento financeiro, dentro dos prazos e das condições acordadas no pedido de compra.
Os aspectos citados são de suma importância e devem ser considerados como prioridade para o profissional de logística. Se essa etapa for feita corretamente, problemas poderão ser minimizados.
Romaneio de carga
O romaneio de carga é um documento utilizado para o embarque de mercadorias. Conforme a Receita Federal, é ele que discrimina todas as mercadorias embarcadas ou todos os componentes de uma carga em quantas partes estiver fracionada. Sua função básica é identificar conjuntos de volumes, em regra mercadorias embaladas.
O romaneio é um relatório que poderá servir de controle. Seu objetivo é dar conhecimento detalhado sobre a apresentação da mercadoria, facilitando a identificação e a localização de qualquer produto dentro de um lote. Isso facilita a conferência da mercadoria pela fiscalização, tanto no embarque quanto no desembarque.
Não existe um modelo padrão para o documento. Geralmente, ele apresenta os seguintes elementos:
Qualidade total de volumes (embalagem)
Marcação dos volumes
Identificação dos volumes por ordem numérica
Espécie de embalagens (caixas, paletes etc) conteúdo peso líquido, peso bruto, dimensões unitárias e volume total da carga.
O regulamento aduaneiro influencia o romaneio de cargas, afinal é um dos tipos de documentos que controlam o que está sendo embarcado e o seu destino, definindo assim os pontos inicial e final dos itinerários.
O romaneio é exigido em situações em que sua emissão é prática corrente.
A previsão normativa que exige apresentação do documento são as disposições do parágrafo único do art. 553 do Regulamento Aduaneiro c/c inc. III do art. 18 da IN SRF nº 680/06, onde se menciona que a declaração de importação será instruída com o romaneio de carga, quando aplicável (RECEITA FEDERAL).
Ainda segundo a Receita Federal, “o trânsito aduaneiro é o regime especial que permite o transporte de mercadoria, sob controle aduaneiro, de um ponto a outro do território aduaneiro, com suspensão do pagamento de tributos”.
Existem situações em que não é prática usual a emissão do romaneio, como no caso de granéis e cargas não embaladas. Elas são identificadas como automóveis por meio do número do chassi; ou como máquinas e equipamentos de grande porte pelo número de série.
Modelo de romaneio de carga com campos para identificar importador, exportador, fatura comercial, data, descrição das mercadorias embarcadas ou componentes de uma carga e seus respectivos pesos (líquido, bruto e metro cúbico).
Os documentos que estudaremos a seguir (requisição de materiais, ficha de inspeção e ficha de cautela) não se referem ao controle com os fornecedores de forma direta, mas ao controle da empresa com relação aos próprios funcionários e aos motoristas que utilizam equipamentos e equipamentos de proteção individual (EPIs).
Ficha de inspeção
A ficha de inspeção faz parte dos documentos que requerem toda a atenção das empresas, pois diz respeito à segurança dos funcionários no exercício das suas atividades. Conforme o site Inbep, o objetivo principal das inspeções de segurança é detectar as possíveis causas da ocorrência de acidentes de trabalho, visando a tomar ou a propor medidas que eliminem ou neutralizem os riscos.
É importante salientar que o funcionário que realizar a check list deverá ter conhecimentos a respeito dos tipos de manuseio e de armazenagem, além de conhecer as peças que compõem os equipamentos e suas funções.
A figura 4 mostra um modelo de ficha de inspeção de caminhão. A inspeção deverá ser realizada antes de o caminhão seguir viagem. É importante ainda que o motorista saiba detectar alguns itens se estiver diante de situações perigosas.
Na ficha de inspeção, constam as seguintes letras:
A letra S, que significa “sim”. O equipamento está em condições de uso.
A letra N, que significa “não”. A situação necessita de cuidados ou de reparos para que esteja dentro do padrão.
As letras NA, que indicam que o item verificado não se aplica à situação, independentemente do motivo.
Ficha de cautela
A finalidade da ficha de cautela é registrar a entrega dos EPIs para os funcionários. Esses equipamentos servem para proteger os funcionários enquanto eles realizam suas atividades laborais.
A empresa que deixar de realizar as entregas ou cometer negligência entregando equipamentos vencidos ou danificados poderá sofrer sanções pela fiscalização.
O bem mais importante das empresas são os seus funcionários. Por isso, zelar pela sua saúde é primordial.
Mas é importante que o funcionário utilize adequadamente os equipamentos que lhe forem entregues e que saiba a importância da sua utilização. Portanto, tanto para a empresa quanto para os funcionários, a ficha de cautela representa garantia de que o EPI foi entregue e que, além de preservar a saúde do profissional, exime a empresa de futuras causas trabalhistas pela não entrega.
No modelo da figura 5, constam dados gerais de identificação (tanto da empresa como do funcionário), data de entrega, campo para identificação do EPI e assinatura. No entanto, como já abordamos, cada empresa adaptará o documento às suas necessidades, sempre atendendo às legislações vigentes.
Modelo de ficha de cautela. Ele contém os itens já especificados referentes ao controle da entrega de EPIs: data de entrega, quantidade, tipo e assinatura.
Cabe lembrar que é de suma importância que as empresas realizem treinamentos que enfatizem a importância do uso dos EPIs, assim como capacitações referentes à utilização dos equipamentos e das máquinas presentes em suas atividades.
Para as empresas que têm CIPA (Comissão Interna de Prevenção de Acidentes), geralmente é ela que realiza os treinamentos e a conscientização. Se a empresa não tiver uma CIPA, é importante que um ou dois funcionários possam realizar essas capacitações, para auxiliar os gestores a protegerem os funcionários de riscos de acidentes ou de doenças ocupacionais.
Tanto a requisição de materiais quanto as fichas de inspeção e de cautela fazem parte da gestão da empresa. Além disso, estão relacionadas à segurança do trabalhador. Portanto, esses documentos são importantíssimos e nunca devem faltar no estoque.
A seguir, veremos alguns métodos de ressuprimento que fazem toda a diferença na gestão.
Requisição de materiais
A requisição de materiais controla a saída de material do almoxarifado. A periodicidade com que esses materiais são recebidos pelo setor depende do fluxo da empresa e do tipo de produto que produz, entre outros fatores. O ideal é que a empresa possua algum tipo de software para controlar todos os seus processos, para que o controle seja mais confiável.
Se, por exemplo, a empresa pensa que dispõe de determinada quantidade de itens para utilizar na sua linha de produção, mas, ao emitir a requisição de materiais, tem a surpresa de que tudo o que possuía foi utilizado sem baixa, poderá parar o processo produtivo. Isso ocasionará perdas financeiras e, possivelmente, a perda de clientes. Esse tipo de problema ocorre, mas é inadmissível, por isso é preciso ter muita atenção com esse tipo de documento.
A requisição de materiais tem três finalidades:
1. Autorizar a saída de material do almoxarifado
2. Controlar a saída de material do almoxarifado, bem como registrar a sua saída
3. Calcular o custo de produção, quando se tratar de indústria
O formulário da figura 6 é um modelo de material de consumo o qual cada empresa adapta à sua realidade. Qualquer formulário que venha a ser implantado nas empresas deverá contar com uma explicação de como preencher os campos.
Formulário de requisição de material, contendo as seguintes informações: item, código do material, material especificado, unidade, quantidade, justificativa e respectivas
Formulário de requisição de material, o qual contém os seguintes campos a serem preenchidos: número, data, seção, serviço, quantidade, unidade descrição e valor.
Métodos de ressuprimento
A grande maioria das empresas entende que gerir estoques de maneira adequada pode ser um diferencial competitivo, trazendo uma série de vantagens para a organização.
Mas como isso deverá ser feito?
Os estoques devem ser vistos com muito cuidado ao longo de toda a cadeia de suprimentos. Reduzir os níveis de estoque sem comprometer o nível de exigência dos clientes é um dos grandes desafios da maioria das empresas. É preciso balancear o estoque de acordo com a demanda sem deixar de atender bem o cliente e respeitando prazo, preço e qualidade.
No caso de uma empresa que ainda tem como algo importante nas suas atribuições diárias gerir o estoque, o primeiro passo seria realizar um planejamento para antever todas as situações possíveis. Para isso, o ideal é envolver todas as pessoas que estejam de alguma maneira engajadas no processo de gerir estoques e estejam cientes de que esse processo é um problema que precisa ser resolvido, para analisarem os parâmetros de estoque. Os parâmetros nada mais são do que as normas e os padrões entendidos por todos na organização. Porém, eles não são estáticos, passam por ciclos e precisam de ajustes contínuos.
A partir dos parâmetros, é preciso definir, por meio do que foi planejado, a política que a empresa deverá seguir conforme o seu segmento para a reposição dos suprimentos. Nesse aspecto, é importante definir a divisão dos métodos de ressuprimento como contínua ou periódica.
Políticas de revisão contínua são aquelas em que decisões de ressuprimento podem ser tomadas a qualquer tempo, o que é possibilitado pelo monitoramento contínuo de mudanças nos níveis de estoque. Já nas políticas de revisão periódica, decisões de ressuprimento só podem ser realizadas em intervalo de tempo predefinidos.
Segundo Garcia et al. (2006, p. 60), “as políticas de revisão contínua resultam em menores níveis de estoque (em razão de menores estoques de segurança) com o mesmo nível de serviço quando comparadas às políticas de revisão periódica”.
Entretanto, políticas de revisão periódica permitem a programação de operações como compras, transporte e recebimentos, o que pode trazer oportunidade de economias de escala e racionalização do uso de recursos.
O surgimento de estoque gira sempre em torno de recursos financeiros e da eficiência do setor de compras. Portanto, cada empresa possuirá o seu método de ressuprimento. Desta forma, você deve realizar suas atividades da melhor forma para auxiliar sua empresa nos processos de compras e na gestão dos materiais adquiridos dentro do estoque.
Rotinas do profissional de compras
Noções de planejamento de compras: características de consumo de materiais, previsão de demanda, levantamento das necessidades de compra e lote econômico de compras
Apoiar as atividades de compras nos processos logísticos, requer, por parte dos profissionais, um olhar para toda a empresa, de modo a evitar desperdícios, erros, acúmulo de mercadoria e, principalmente, gastos desnecessários.
Quando se realiza um processo de compras, é preciso ter cuidados com relação às necessidades. É necessário levar em conta os fornecedores e as estratégias de negociação e, principalmente, ter conhecimento sobre a área de compras, suas responsabilidades, seus processos organizacionais, suas atividades e sistemas que a apoiam.
Conheceremos agora um pouco mais sobre a área de compras, seus processos, atividades, entre outras questões pertinentes. Isso dará a você, condições de realizar o planejamento de compras de forma satisfatória.
A área de compras não é um fim em si, mas uma atividade fundamental de apoio ao processo produtivo, suprindo-o com todos os materiais necessários. O setor de compras, ou de suprimentos, como atualmente tem sido denominado, tem responsabilidade preponderante nos resultados de uma organização. Ele é responsável por suprir a organização com os recursos materiais necessários para seu o perfeito desempenho, permitindo a ela atender às necessidades de mercado.
Sendo assim, toda atividade de uma organização somente será possível se for abastecida com informações e materiais. Para que ela possa movimentar-se de modo adequado e eficaz, é necessário que os materiais estejam disponíveis no momento certo e com as especificações corretas, bem como que o sistema seja contínuo, satisfazendo o processo operacional.
O setor de compras, portanto, tem como função obter o material desejado no momento exato, na quantidade certa e com o melhor preço. É também um importante sistema de redução de custos, pois é responsável por negociações de preços, busca de materiais alternativos e incessante desenvolvimento de novos fornecedores.
O setor é responsável pelo conceito da organização junto aos fornecedores e pela sua imagem no mercado. Por isso, atualmente, tem tomado lugar significativo nos processos logísticos.
Dentro do fluxo logístico, a atividade de compras é uma das mais importantes, pois é uma atividade de apoio fundamental ao processo produtivo. A área interage em todos os processos relacionados à cadeia produtiva.
Esta é a etapa em que são trazidos todos os produtos e equipamentos para dentro da empresa para se chegar ao produto final. Sendo assim, devido às aquisições, pode-se dizer que está na atividade de compras a responsabilidade de dar condições ao processo produtivo da empresa.
O setor tem como meta comprar o material necessário em quantidades compatíveis com sua demanda, no momento oportuno, com a melhor qualidade e com o preço correto.
Vejamos o que isso tudo significa:
Comprar o material necessário
É preciso comprar aquilo de que a organização realmente necessita.
Em quantidades compatíveis com sua demanda
No momento oportuno
Com a melhor qualidade
Pelo preço correto
Percebemos que o setor de compras tem um papel fundamental nos processos logísticos. Sendo assim, trataremos a seguir dos objetivos a serem atingidos pelas boas práticas de compras.
Quais são os objetivos de compras que se devem alcançar?
Manter sempre um estoque de segurança, para cobrir variações e demandas da produção
Utilizar o mínimo de capital financeiro nos estoques
Efetuar corretamente o suprimento, de modo a evitar desperdícios e duplicações
Manter os níveis de qualidade em todos os processos de aquisição
Manter os custos apropriados para assegurar a competitividade da empresa
Suprir a empresa com prazos de pagamento que estejam de acordo com as normas internas
Para atingir esses objetivos da maneira mais eficaz possível, devemos nos guiar por determinadas competências. Conforme Costa (2002), as principais competências do setor de compras são:
Fazer pesquisas
Fazer pesquisas de mercado para identificar e providenciar insumos e fornecedores capazes e qualificados para a empresa.
Fazer visitas
Fazer visitas às instalações dos fornecedores e avaliá-las a fim de auditar as reais condições para atender às especificações técnicas e de qualidade impostas pela organização.
Realizar levantamentos de preços
Adquirir materiais comparando preços entre vários fornecedores, sempre mantendo a qualidade solicitada e especificada.
Aprovar e analisar propostas
É preciso identificar a oferta de suprimento que tenha a melhor qualidade, observando custo, condições de pagamento, frete, impostos incidentes etc.
Fazer negociações
Trata-se do evento mais importante do processo de aquisição. Se bem conduzida, a negociação pode proporcionar excelentes retornos e ganhos para a organização.
Controlar e gerir o cadastro de fornecedores
É o instrumento principal do setor de compras. Um cadastro bem-organizado, completo e detalhado facilita as atividades e as rotinas diárias do setor.
Cadastrar materiais
Ao se fazer o devido cadastro das compras realizadas, agiliza-se o processo de entrada dos insumos na organização.
Acompanhar os pedidos
Verificar pendências existentes nos processos de aquisição.
São verificados os motivos e as justificativas dos atrasos na entrega de materiais.
Atualizar e manter arquivos de catálogos de insumos
Atualizados, eles servem como fonte de pesquisa e orientação técnica.
Efetuar relatórios de desempenho
Efetuar relatórios de desempenho específicos do setor, os quais têm a finalidade de informar o andamento das rotinas de aquisição.
Esses relatórios devem mostrar os resultados obtidos com as negociações, o volume de negócios realizados, as pendências do setor, o número de pedidos trabalhados, entre outros.
Essas competências devem ser incorporadas ao trabalho do comprador, fazendo parte de sua rotina diária.
Depósito com vários porta-pallets repletos de mercadorias.
Passaremos agora a tratar das características de consumo dos materiais a serem adquiridos. É necessário que esses materiais tenham uma qualidade que esteja de acordo com as exigências internas da organização para atender ao propósito a que se destinam. A inadequação de especificações, prazos, desempenho e preço causa transtorno ao processo operacional, com atrasos na produção, não atendimento da qualidade, elevação dos custos e insatisfação dos clientes.
Para atender às exigências com relação aos materiais e seus propósitos, é importante considerar sua classificação, que pode variar muito conforme a solicitação feita e o setor pelo qual foram solicitados.
Segundo Costa (2002), os materiais podem ser assim classificados:
Material para revenda: é adquirido com a função de obter lucro para a organização.
Material para uso/consumo: é adquirido para ser utilizado ou consumido pela própria organização.
Bens de patrimônio: são os bens que serão utilizados dentro da organização.
Matéria-prima: são as matérias-primas destinadas para transformação em produto final, que depois é vendido.
Serviços: são adquiridos da mesma maneira que os materiais de produção para a organização. A aquisição de serviços prestados por terceiros também é uma das tarefas realizadas pelo setor de compras.
Compras é uma função administrativa. Nos diversos estágios de interação organizacional, tomam-se decisões quanto a quantidades, origem, custos e credibilidade dos sistemas de fornecimento (interno e externo). Essa função está sempre voltada para os aspectos econômicos e estruturais da organização. Diante disso, é indispensável que seja planejada.
Um aspecto muito importante das compras é saber exatamente o que, quando e quanto é necessário comprar. É aí que entra um bom planejamento de compras.
O planejamento requer um olhar para a origem dos produtos, que podem ser nacionais ou internacionais. Compras nacionais são as realizadas dentro do território nacional; já as internacionais exigem especialistas em comércio exterior, pois envolvem importação de mercadorias.
Para as compras internacionais, é necessário um planejamento de compras bem mais amplo, que abranja um período também bem maior de programação e de controle dos processos.
O primeiro passo para um bom planejamento de compras é realizar uma previsão das necessidades de demanda. Apesar de parecer fácil, ela depende de estimativas, que são vitais para o sucesso da organização como um todo. Comprar demais e vender menos pode se tornar desastroso.
Por isso, nas organizações, o planejamento de compras se origina na análise de vendas, ou seja, na previsão de vendas. Prever o que será vendido gerará as necessidades do que precisa ser comprado, incluindo produtos e serviços necessários para atender a organização e, assim, os clientes.
Para auxiliar na previsão das demandas e no planejamento do que deverá ser suprido, a maioria das empresas utiliza um sistema computadorizado chamado MRP (planejamento de necessidades de materiais). Esse sistema faz uma gestão do que sai e do que entra, relacionando assim as áreas de venda ou de produção à área de suprimentos, otimizando a gestão do estoque e reduzindo custos.
Dito de outro modo, MRP é um sistema que estabelece uma série de procedimentos e regras de decisão, de modo a atender às necessidades de compras.
Atualmente, é imprescindível para as organizações utilizar esse tipo de sistema, tanto por sua rapidez quanto pela confiabilidade das informações fornecidas. Os consumidores estão cada vez mais exigentes quanto à qualidade e a prazos, e o MRP oferece uma flexibilidade e uma agilidade muito grandes, o que o tornam um grande diferencial para a organização.
O planejamento realizado pela ferramenta é feito por um software de gestão, cabendo simplesmente ao colaborador de logística inserir os dados das necessidades de vendas e solicitar que se efetue o cálculo dessas necessidades. O cálculo realizado pelo software é complexo, pois ele utiliza uma sequência de “lógica empurrada”, em que as previsões e os pedidos são “explodidos” (“fragmentados”) com base na lista de materiais, na disponibilidade dos estoques e na estrutura dos produtos, fazendo o planejamento nível a nível.
O MRP utiliza como base para seu cálculo a previsão de vendas. O sistema faz a averiguação da quantidade em estoque do produto e a diminui. Além disso, subtrai pedidos de compras pendentes, como para fornecedores (caso o produto seja comprado) ou de ordem de fabricação (caso de produção interna). Daí em diante, o sistema estabelece quanto deve ser comprado ou quanto deve ser produzido, que é a necessidade líquida.
Exemplo:
Estimativa de venda de produto acabado+
Pedidos de vendas em aberto 3.000
Quantidade em estoque- (700)
Quantidade em processo de fabricação- (300)
Quantidade sugerida para fabricação_____
Ou compra (necessidade líquida)2.000
Em outras palavras, o MRP é um sistema que se propõe a definir as quantidades necessárias e o momento exato em que devem ser solicitadas as compras aos fornecedores. Ou seja, é esse sistema que realiza, por meio da previsão, o planejamento do que deve ser adquirido e a quantidade que deve ser adquirida durante um intervalo de tempo.
Existe também o MRP II, que é uma evolução do MRP. Esse sistema baseia-se na lógica do cálculo de necessidades, tendo como objetivo principal o planejamento da compra de itens e componentes nas quantidades e nos momentos necessários, sem faltas ou excessos. Além disso, o sistema MRP II estende o conceito do MRP, permitindo a integração do planejamento financeiro com o operacional.
Processo de compra
Processo de compra, composto pelas etapas de pedido dos clientes, MRP II, necessidade de compras, pedido de compras e programa dos fornecedores.
A utilização do MRP II permite o gerenciamento de todos os recursos da organização, principalmente os logísticos, atuando diretamente no planejamento de compras. Ele disponibiliza as quantidades de recursos necessários à fabricação e à compra de determinado produto, calculando o total de recursos necessários ao atendimento dos pedidos desse produto ao longo do tempo. Assim, disponibiliza as informações necessárias sobre os recursos que necessitam ser comprados dentro do período de tempo em que isso deve ser feito.
Vale lembrar que existem outras formas, além dos sistemas computadorizados, de se efetuar o planejamento de compras, dependendo da metodologia vigente na organização. Isso significa que o planejamento poderá vir por meio de solicitações diretamente do almoxarifado, por controles paralelos como estoque mínimo e também por requisições emitidas pelos coordenadores de cada departamento ou setor.
Introdução
Em algumas organizações, o planejamento de compras pode vir diretamente do almoxarifado, pois ele já é responsável pelo armazenamento e pelo controle de materiais, ou seja, pelo nível ideal de estoque. Ao verificar o desabastecimento ou desequilíbrio de algum item, o almoxarifado faz uma solicitação de compras.
O planejamento de compras também pode se dar pelo estoque mínimo, que é a quantidade mínima que deve existir no estoque para que o fluxo de saída de materiais não seja interrompido. É a quantidade mínima que se deve ter em estoque para suprir qualquer eventualidade. Assim, em algumas organizações, quando ele é atingido, automaticamente se solicita a reposição dos itens em falta.
Outra modalidade de planejamento de compras pode ser por requisições emitidas pelos coordenadores ou encarregados de cada departamento. Isso é possível porque esses colaboradores têm grande experiência e conhecimento de todo o processo dentro da organização. E essas requisições servem, inclusive, caso o item seja difícil de conseguir, para mantê-lo em estoque como um material estratégico. Cabe lembrar que os coordenadores, devido ao seu status dentro da organização, têm autonomia para autorizar o planejamento ou a compra de determinados itens.
Uma das metodologias também utilizadas pelas empresas para realização de compras é o lote econômico. A aplicação do lote econômico de compras (LEC) oportuniza uma minimização dos custos relativos à obtenção e à manutenção de estoques.
A correta gestão dos estoques de uma organização evita dois grandes problemas: itens parados e a falta deles.
Segundo Campos e Martins (2000), o LEC é caracterizado como a quantidade que deve ser adquirida pela empresa para que os custos de armazenamento e pedidos sejam os mais baixos possíveis. Além disso, ele permite que os lotes de materiais sejam calculados, programados e controlados.
O LEC tem como fundamento o ponto de equilíbrio entre os custos de armazenagem e processamento de pedidos, proporcionando um intervalo exato de ressuprimento de determinado estoque (PEREIRA; WANKE, 2004).
O lote econômico de compras é igual à raiz quadrada de duas vezes o custo de pedidos vezes a demanda sobre o custo de armazenagem.
Os custos de pedidos podem ser encontrados por meio da matéria-prima direta, da mão de obra direta e dos custos indiretos de fabricação. Com o somatório desses itens e, posteriormente, a obtenção de uma razão com o número de pedidos, pode-se identificar o custo de pedidos unitários (Cp). Quando multiplicado pela demanda (D) e dividido pela quantidade de pedidos, proporciona o custo de pedidos em vários intervalos (MOREIRA, 2004).
O custo do pedido é igual ao custo de pedidos unitários vezes a demanda sobre a quantidade de pedidos.
Os custos de armazenagem consistem no somatório dos demais custos presentes em uma empresa, como, por exemplo: frete, aluguel, impostos, obsolescência, manuseio de materiais, além de outros diversos. Essa soma é caracterizada como uma variável e, quando multiplicada pela metade da quantidade de estoque (Q), proporciona a identificação do custo em questão (SLACK; CHAMBERS; JOHNSTON, 2009).
O custo de armazenagem é igual ao custo presente vezes a quantidade de estoque dividida por dois.
Veja este exemplo: uma determinada empresa compra embalagens metálicas por R$ 5,00 a unidade. As estimativas de demanda de consumo dessas peças são de 2 mil unidades anuais. A empresa calcula o custo de R$ 5,00 para fazer um pedido ao fornecedor e estima como custo de armazenagem no estoque o valor de R$ 2,00 por unidade/ano. Sendo assim, vamos determinar o LEC que a empresa deverá pedir.
Cálculo do LEC
O lote econômico de compras é igual à raiz quadrada de duas vezes cinco multiplicada por dois mil sobre dois. O resultado é cento e quarenta e um vírgula quarenta e dois.
É importante destacar que o cálculo do lote econômico de compras considera que a demanda e os custos são relativamente estáveis ao longo do ano.
Empresas com muitas oscilações de custos e demanda terão maiores dificuldades na aplicação de tal método. Cabe ressaltar que o LEC pode ser combinado com outras metodologias para otimizar os resultados da empresa, oportunizando uma melhor gestão dos processos relacionados a compras e estoques.
Exemplos
Em algumas organizações, o planejamento de compras pode vir diretamente do almoxarifado, pois ele já é responsável pelo armazenamento e pelo controle de materiais, ou seja, pelo nível ideal de estoque. Ao verificar o desabastecimento ou desequilíbrio de algum item, o almoxarifado faz uma solicitação de compras.
O planejamento de compras também pode se dar pelo estoque mínimo, que é a quantidade mínima que deve existir no estoque para que o fluxo de saída de materiais não seja interrompido. É a quantidade mínima que se deve ter em estoque para suprir qualquer eventualidade. Assim, em algumas organizações, quando ele é atingido, automaticamente se solicita a reposição dos itens em falta.
Outra modalidade de planejamento de compras pode ser por requisições emitidas pelos coordenadores ou encarregados de cada departamento. Isso é possível porque esses colaboradores têm grande experiência e conhecimento de todo o processo dentro da organização. E essas requisições servem, inclusive, caso o item seja difícil de conseguir, para mantê-lo em estoque como um material estratégico. Cabe lembrar que os coordenadores, devido ao seu status dentro da organização, têm autonomia para autorizar o planejamento ou a compra de determinados itens.
Uma das metodologias também utilizadas pelas empresas para realização de compras é o lote econômico. A aplicação do lote econômico de compras (LEC) oportuniza uma minimização dos custos relativos à obtenção e à manutenção de estoques.
Você pode tanto dar apoio na coleta de informações para a realização do cálculo como envolver-se na íntegra no processo, coletando e calculando o LEC.
A partir da definição fornecida pelo planejamento de compras, seja computadorizado ou não, o passo seguinte é ajustar o quanto se vai gastar considerando as necessidades da organização. Geralmente, é determinado um limite máximo, ou teto, cabendo ao setor de compras gerir esse valor.
Adquirir o melhor preço não significa, de maneira alguma, comprar insumos pelo custo mais baixo. Trata-se de comprar pelo preço justo, correto, já que adquirir insumos de baixa qualidade pode resultar em desperdícios para a organização e comprometer a sua imagem no mercado. Por outro, lado, comprar pelo custo mais elevado não significa comprar com qualidade, já que algumas vezes isso representa apenas ônus adicional. Materiais de qualidade também podem ter preços acessíveis.
Adquirir os materiais no momento certo, com a melhor qualidade e a um preço justo é fazer uma boa aquisição. Além disso, é preciso considerar sempre quantidades compatíveis com a necessidade da organização.
Desse modo, evitam-se estoques desnecessários, que ocupam espaço, e também se evita a possibilidade de diminuição do fluxo de caixa, que gera pagamentos parciais e dilui aportes monetários.
Ou seja, é fundamental saber exatamente o que se vai comprar e quanto se vai comprar, sempre levando em conta o fluxo de caixa e as previsões do orçamento. Além disso, é preciso saber de quem vai comprar e quem suprirá os insumos e serviços, ou seja, é necessário selecionar um ou mais fornecedores e realizar a compra utilizando os princípios de negociação abordados anteriormente.
Acompanhamento do processo
Após a efetivação da compra, é preciso acompanhar a entrega dos pedidos. Esse acompanhamento deve ser diário, prevendo um horizonte de entrega de materiais que pode ser de até 20 dias antes. O acompanhamento é feito junto ao fornecedor, e verifica-se o estágio em que se encontra o material a ser enviado. Esse procedimento é conhecido como follow up.
O follow up permite que os produtos ou serviços cheguem a tempo e sem transtornos, identificando em que estágio se encontra cada item.
Caso haja algum problema de fornecimento, o setor de compras será responsável pela regularização, e a negociação estará presente em todos os momentos.
Fazer um follow up na área de compras significa acompanhar todos os processos que estão envolvidos na atividade. Esses processos vão desde o contato preliminar com fornecedores até a entrega final dos produtos com qualidade.
Como resultado, é possível dar continuidade aos processos para que eles sejam realizados da maneira mais produtiva possível, sem paradas.
Como se faz o follow up em compras?
Nas organizações, ele geralmente é realizado pelos colaboradores, que têm a missão de gerir cada processo ligado à atividade de compras por meio de relatórios de acompanhamento.
O processo de follow up deve ser realizado para prevenir ou corrigir atrasos nas entregas.
Por isso, divide-se a prática de acompanhamento em dois tipos:
Follow up preventivo
Tem como objetivo evitar atrasos na entrega dos produtos, serviços ou materiais solicitados aos fornecedores.
Follow up corretivo
Tem como objetivo tratar de imediato atrasos já existentes, a fim de evitar problemas com o estoque na organização.
Dicas para realizar um bom follow up:
Faça visitas periódicas aos fornecedores. Assim, você pode acompanhar detalhadamente a situação de cada item e tomar providências, se necessário.
Você pode aproveitar a visita para verificar outros aspectos, como a manutenção da infraestrutura do fornecedor e os padrões de qualidade exigidos.
Verifique os processos de montagem e de produção dos itens solicitados. Você pode verificar até mesmo como eles estão sendo armazenados antes de serem enviados.
O acompanhamento das compras pode, ainda, ser realizado via telefonemas, e-mail e até fax. É possível saber como anda o andamento do material ou produto e fazer antecipações e alterações.
O contato mais eficiente e eficaz com um fornecedor é o direto, por meio de visitas, principalmente quando existe urgência em receber o insumo.
Atualmente, vários desses processos podem ser automatizados pelo uso de ferramentas que tornem mais fácil gerir e acompanhar as atividades de compras. Uma dessas ferramentas pode ser um software.
O objetivo desse software é auxiliar no follow up do processo de compras, podendo atingir até o pagamento dos fornecedores. Ele pode tornar o acompanhamento e o gerenciamento do setor de compras mais eficientes, seguros e rápidos.
A atuação da área de compras pode se estender até o momento do encerramento das dívidas com o fornecedor. Além disso, para que se obtenham bons resultados, a área de compras necessita de documentos específicos e padronizados utilizados ao longo do processo de compras. Com isso, registra-se cada etapa e comprova-se a qualidade do comprador e da eficácia da área.
São vários os documentos utilizados pelo setor de compras. Porém, cada organização tem suas próprias características e procedimentos que se ajustam às suas necessidades. Por isso, ela manterá o formato e o volume de documentos mais adequados para si.
Como vimos, para estabelecer um adequado processo de compras, é importante levar em consideração o planejamento e a previsão de demanda de acordo com as necessidades da empresa e as metodologias adotadas por ela. Tudo isso deve estar aliado à seleção dos fornecedores, à pesquisa e à comparação de preços, entre outras atividades.
Com as inúmeras mudanças no cenário competitivo, a atividade de compras tornou-se cada vez mais estratégica. Comprar bem pode gerar economia e elevar a qualidade dos produtos e serviços ofertados por qualquer empresa.
Peças, componentes e suprimentos comprados representam, em geral, de 40% a 60% do valor final das vendas de qualquer produto. Isso significa que reduções de custos no momento da compra podem representar um impacto bem maior sobre a lucratividade do negócio.
Quando grandes empresas estabelecem iniciativas de economia de custos, exigir reduções nos preços praticados por seus fornecedores é uma atividade comum. Reconhecendo o elevado percentual que os materiais comprados representam em suas despesas, os fornecedores são os focos óbvios das ações de redução de custos.
Além disso, com a chegada da informática aos processos, as parcerias com fornecedores estão cada vez mais sólidas; e os processos de reposição, mais eficientes e eficazes. Surgiram métodos de parcerias como ECR (resposta eficiente ao consumidor), os quais, apoiados pelo EDI (Electronic Data Interchange, ou intercâmbio eletrônico de dados), melhoraram os processos de compras, diminuindo a necessidade de capital de giro e permitindo que compradores, junto com fornecedores, planejem de forma mais hábil seus processos.
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